Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku, tietosuojailmoitus 4.10.2021
Selostamme tässä tietosuojailmoituksessa, miten käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja asunnonvuokrauksessa ja muutoin omassa toiminnassamme.
Henkilötietoja käsittelevänä rekisterinpitäjänä toimii Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku, y-tunnus 0142639-6, osoite Jyrkkälänkatu 2, 20210 Turku
Rekisteröity
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilörekisteristä ja asiayhteydestä riippuen alla kuvattua luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuoraan tunnistaa rekisterissä olevista tiedoista
– nykyistä tai entistä asiakastamme,
– nykyistä tai entistä työntekijäämme,
– nykyistä tai entistä palveluntuottajaamme,
– vastuuasemassa yhtiössämme toimivaa tai toiminutta henkilöä,
– toimitiloissamme vierailevaa henkilöä tai verkkosivustomme kävijää taikka
– asukkaan luona käynyttä henkilöä.
Henkilötiedoista muodostuvat rekisterit ja henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen henkilötietojen keräämisen myötä meille muodostuu alla kuvatut henkilörekisterit. Olemme kuvanneet kunkin henkilörekisterin kohdalla, mitä käyttötarkoitusta varten henkilörekisteri on perustettu ja esimerkinomaisesti, mitä henkilötietoja ja henkilötietoryhmiä kussakin henkilörekisterissä on.
Asiakas- ja asiakkuudenhoitoa koskeva rekisteri muodostuu asiakkaidemme henkilötiedoista, joita tarvitsemme asiakkaan asiakkuuden hoitamista, perustamista, kehittämistä ja päättämistä sekä sopijapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien huolehtimista varten. Tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja esimerkiksi tehdessämme asukasvalintaa ja perustaaksemme ja hoitaaksemme asiakkaan asiakkuussuhdetta.
Asiakas- ja asiakkuudenhoitoa koskevassa rekisterissä on muun muassa asuntohakemuksissa, vuokrasopimuksissa, autopaikan- ja varastotilan irtisanomisilmoituksissa, vika- ja häiriöilmoituksissa sekä lähtöilmoituksissa olevat henkilötiedot.
Käsittelemme ja keräämme asukasvalinnassa meitä velvoittavan lainsäädännön ja ohjeistuksen mukaisia henkilötietoja. Asukasvalinnassa meitä velvoittaa esimerkiksi Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA:n ohjeet ja siinä kuvattu lainsäädäntö. Näiden ohjeiden mukaisia keräämiämme henkilötietoja ovat esimerkiksi asuntoa hakeneiden henkilötiedot, asuntokunnan jäsenten tulo- ja varallisuustiedot (esimerkiksi luottotiedot), opintoja ja raskautta koskevat tiedot sekä asuntoa hakeneen asukkaan työntekoon liittyvät tiedot. Näitä henkilötietoja käytetään pelkästään asukasvalinnassa siltä osin kuin olemme velvollisia noudattamaan ARA:n ohjeistusta, aravarajoituslakia (1190/1993) ja muuta asiaan liittyvää lainsäädäntöä. Osa asukasvalinnan perusteella keräämistämme henkilötiedoista on tietosuojalainsäädännössä tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja, joita käsittelemme arkaluonteisia henkilötietoja koskevan, meitä velvoittavan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on vuokrasopimuksen täytäntöönpaneminen, missä rekisteröity on osallisena, meidän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esimerkiksi aravarajoituslain ja ympäristöministeriön asetuksen 904/2006 mukaisten asukasvalintaperusteiden noudattaminen) sekä rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus.
Markkinointia ja viestintää koskeva rekisteri muodostuu asiakkaidemme ja palveluntuottajiemme henkilötiedoista, joita tarvitsemme viestiäksemme ja markkinoidaksemme palveluitamme asiakkaillemme sekä palveluntuottajillemme ja tiedottaaksemme näille toiminnastamme ja uusista palveluistamme.
Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä on rekisteröityjen henkilötietoja, joita käytämme sähköpostitse, puhelimitse, tekstiviestitse, kirjeitse tai muulla tavoin toteutettavaan markkinointiin ja viestintään. Voimme viestiä asiakkaillemme esimerkiksi tulevista remonteista, vesikatkoista tai muusta vastaavasta häiriöistä kiinteistössämme.
Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä on esimerkiksi henkilötietoja seuraavista henkilötietoryhmistä: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen, missä rekisteröity on osallisena, meidän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus ja/tai meidän oikeutettu etumme.
Kameravalvontaa koskeva rekisteri muodostuu kiinteistöjemme alueella liikkuvien rekisteröityjen henkilötiedoista, jotka on kerätty kameravalvonnan avulla ja joista rekisteröity on tunnistettavissa.
Voimme kerätä kameravalvonnan avulla kuvatallenteita kiinteistöjemme piha-alueilta, esimerkiksi sisäänkäyntien läheisyydestä, jätehuoltopisteistä ja autopaikoista, sekä toimitilojemme kävijöistä ja vierailijoista. Tällaisia henkilötietoja käytetään rikos- ja vahinkotapahtumien selvitettyyn ja omaisuutemme turvallisuuden valvontaan.
Olemme informoineet rekisteröityjä asianmukaisesti kameravalvontajärjestelmästä näkyvin kuvin ja kyltein.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja kolmannen henkilön oikeutettu etu.
Sähköisiä lukitusjärjestelmiä koskeva kulkurekisteri muodostuu tiettyjen/kaikkien vuokra-asuntojen lukitus- ja kulunhallintaa koskevista tiedoista, jotka on mahdollista yhdistää rekisteröityyn.
Sähköisiä lukitusjärjestelmiä koskevassa rekisterissä on esimerkiksi tieto siitä, kenelle sähköinen avain on luovutettu tai millä avaimella sähköinen lukko on avattu, sähköiseen avaimeen yhdistetty huoneisto, avainyksilön tunnistenumero sekä käynnin päivämäärä ja kellonaika.
Sähköisten lukitusjärjestelmien käyttö perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen sopimussuhteeseen.
Toimittajarekisteri koostuu rekisteröityjen henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme sopimuskumppaneista/toimittajista, jotka tuottavat meille liiketoimintaamme liittyviä palveluita ja muita palveluita tai joiden kanssa suunnittelemme liiketoimintaa koskevien palveluiden hankintaa.
Toimittajarekisterissä on esimerkiksi meidän ja palveluntuottajan välisissä sopimuksissa, laskuissa, sähköposteissa, kirjeenvaihdossa ja reklamaatioissa olevat palveluntuottajan/toimittajan ja tämän käyttämän alihankkijan tai yhteistyökumppanin henkilötiedot.
Toimittajarekisterissä on esimerkiksi seuraavia palveluntuottajia/toimittajia koskevia henkilötietoryhmiä: työntekijöiden yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on osapuolten laatiman sopimuksen täytäntöönpano, nimenomainen suostumus ja meidän lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen.
Verkkosivuja koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita keräämme verkkosivujemme kävijöistä ja joita keräämme ja käsittelemme verkkosivujemme toiminnallisuuksien varmistamiseksi sekä verkkosivujemme kehittämistä varten.
Se, mitä henkilötietoja verkkosivuja koskevassa rekisterissä on, ilmenee kulloinkin voimassa olevasta verkkosivujemme evästekuvauksesta (evästeinformaatio).
Verkkosivuja koskevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus.
Rekrytointirekisteri muodostuu potentiaalisten työntekijöiden ja rekrytoitujen työntekijöiden ilmoittamista henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme rekrytointipäätösten tekemistä varten. Rekrytointirekisteri koostuu esimerkiksi työnhakijan yksilöintitiedoista (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sukupuoli) sekä henkilö itseään koskevista tiedoista (koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito ja muut työnhakuun liittyvät tarpeelliset tiedot).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen sekä rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus.
Työntekijä- ja palkkahallinnon rekisteri muodostuu nykyisten ja osin entisten työntekijöidemme ja vastuuasemassa yhtiössämme olevien henkilöiden henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme työantajavelvoitteiden ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitamista varten.
Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi työntekijöiden tai vastuuasemassa yhtiössämme olevien henkilöiden yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), työsuorituksen arviointitiedot, työ- tai muodollisen yhtiöoikeudellisen suhteen verotukseen liittyvät tiedot sekä henkilötunnus.
Arkistoja koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita olemme keränneet yhtiön historiassa, esimerkiksi merkittävistä tapahtumista. Tällaisia henkilötietoja voi olla esimerkiksi erilaisista tilaisuuksista ja tapahtumista kerätyissä ja arkistoiduissa asiakirjoissa tai valokuvissa.
Arkistossa olevia henkilötietoja voi olla esimerkiksi sähköisessä tai paperisessa asiakirja-arkistossa. Arkistoimme materiaalia yleisen edun mukaiseen käyttötarkoitukseen.
Arkiston käyttö perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679, ”GDPR”) mukaisilla käsittelyperusteilla:
• rekisteröidyn antamalla nimenomaisella suostumuksella;
• sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, missä rekisteröity on osapuolena
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi; ja
• oikeutetun edun perusteella.
Käsittelemme asiakassuhteen perustamisen, hoitamisen tai päättämisen yhteydessä erityisiä henkilötietoryhmiä, jos henkilötietojen käsittely perustuu johonkin yllä mainittuun käsittelyperusteeseen.
Tällaisia erityisiä henkilötietoryhmiä olevat henkilötiedot ovat vuokrahakijoiden terveys- ja varallisuustietoja, joiden käsittely on meille välttämätöntä esimerkiksi aravarajoituslain (1190/1993) mukaista asukasvalintaa tehdessämme. Voimme lisäksi käsitellä erityisiä henkilötietoryhmien tietoja, jos se liittyy rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseen tai oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on, että pystymme palvelemaan nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaitamme, markkinoimaan ja kehittämään palveluitamme, seuraamaan ja tilastoimaan palveluidemme käyttöä sekä hoitamaan meille kuuluvat lakisääteiset velvollisuutemme.
Henkilötietojen vastaanottajat
Voimme siirtää ja joissain tapauksissa siirrämme rekisteröityjen henkilötietoja sopimuskumppaneillemme, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja lukuumme meidän ja henkilötietojen käsittelijän välillä laaditun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella.
Voimme luovuttaa tai siirtää rekisteröityjen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla sekä mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä kolmansille tahoille, esimerkiksi potentiaalisille ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen.
Emme lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, ellei siihen ole yllä kuvattua taikka lainsäädännöstä johtuvaa perusteltua syytä.
Henkilötietojen siirto ulkomaille
Emme luovuta rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos joudumme luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet).
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua kutakin käyttötarkoitusta varten sekä meitä velvoittavasta lainsäädännöstä, sopimussuhteesta, raportoinnista ja rekisteröidyn antamasta suostumuksesta johtuen. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan säilyttää joko paperisena tai sähköisenä rekisterinpitäjän kulloisenkin toimintapolitiikan mukaan.
Asiakas- ja asiakkuuden hoitoa koskevassa rekisterissä, toimittajarekisterissä sekä työntekijä- ja palkkahallintoa koskevassa rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröidyn ja meidän välisemme sopimussuhde on voimassa ja sen jälkeen niin kauan, kun osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien puolustaminen ja vanhentumisaika edellyttävät, ellei lainsäädäntö tai meitä koskeva raportointivelvoite edellytä tätä pidempää käsittelyaikaa. Säilytämme asiakkaan asuntohakemuksen voimassa vireillä olevana kolme (3) kuukautta. Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen (ARA) tietosuojailmoituksen laatimishetken mukaisen ohjeistuksen mukaan asunnon saaneiden hakijoiden hakemukset liitteineen sekä hakemukset, jotka eivät ole johtaneet asunnon saantiin olisi säilytettävä kolmen (3) vuoden ajan hyväksymishetkestä taikka vireillepanosta lukien. Noudatamme ARA:n ohjeistusta tältä osin.
Kameravalvontaa, sähköistä lukitusjärjestelmää ja rekrytointia koskevissa rekistereissä olevia henkilötietoja säilytetään enintään kuuden (6) kuukauden ajan, ellei rekrytointiprosessin kesto ole tätä pidempi taikka ellei meitä velvoittavasta lainsäädännöstä tai raportointivelvoitteesta muuta johdu.
Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröidyn ja meidän välisemme sopimus on voimassa, meidän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen edellyttää ja/tai rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus ovat voimassa. Rekisteröidyn antama suostumus on voimassa toistaiseksi, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.
Verkkosivuja koskevia rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään verkkosivujen evästeilmoituksen mukaisesti.
Valokuvia voidaan säilyttää aktiivista käyttöä varten enintään 10 vuotta valokuvan ottamisesta ja arkistointi- ja historiatarkoituksissa pysyvästi. Sähköisessä ja paperiarkistossa olevia dokumentteja voidaan säilyttää aktiivista käyttöä varten enintään 15 vuotta dokumentin voimassaolon päättymisestä sekä arkistointi- ja historiatarkoituksissa pysyvästi.
Vierailijatietoja säilytetään enintään yhden täyden kalenterivuoden ajan.
Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää käyttötarkoitusta varten, lainsäädännöstä, sopimussuhteesta, raportoinnista ja rekisteröidyn antamasta suostumuksesta johtuvaa syytä henkilötietojen käsittelyyn. Jos rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista suostumuksen peruuttamisen johdosta, poistamme henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei meillä ole muuta tästä tietosuojailmoituksesta johtuvaa käsittelyperustetta rekisteröidyn henkilötiedoille.
Henkilötietojen suojaaminen
Suojaamme rekisteröityjen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin ja teknisin toimenpitein, esimerkiksi salasanoin, käyttöoikeuksien rajauksin ja sisäisin toimintaohjein.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on henkilötietolainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilötietorekistereihin on talletettu tai ettei rekistereissä ole häntä koskevia henkilötietoja.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos rekisteröidyissä henkilötiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamisesta.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, joita käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.
Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvonta- viranomaiselle, jos tämä katsoo, että rekisterinpitäjä ole noudattanut toimintaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)
Muuta
Henkilötietojen käsittely on meidän lakisääteinen tehtävämme esimerkiksi silloin, kun valitsemme aravarajoituslain mukaisesti asukkaita aravarahoitteisiin vuokra-asuntoihin taikka käsittelemme työntekijöidemme henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittely on sopimukseen perustuva vaatimus esimerkiksi, jos käsittelemme henkilötietojasi vuokrasopimuksen perusteella tarjotaksemme rekisteröidylle palveluitamme tai käsitellessämme yhteistyö- tai toimitussopimuksen mukaisesti toimittajan/palveluntuottajan henkilötietoja palveluhankinnoissamme.
Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille eikä rekisteröity toimita niitä meille, emme voi esimerkiksi tuottaa palveluita rekisteröidylle tai hankkia palveluita palveluntuottajalta. Luonnollisesti emme vastaa niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä.
Emme suorita automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivumme tallentaa rekisteröidyn tietokoneelle, mobiililaitteelle tai muulle päätelaitteelle verkkosivuja käytettäessä.
Käytämme evästeitä tarjotaksemme muun muassa sähköisiä palveluitamme rekisteröidylle, tämän palvelukokemuksen räätälöimiseen ja palveluidemme kehittämiseen ja seurantaan.
Rekisteröidyllä on mahdollisuus valita verkkosivustoa käyttäessään, mihin muihin kuin välttämättömiin evästeisiin hän antaa suostumuksensa. Välttämättömiä evästeitä voidaan asettaa rekisteröidyn suostumuksesta huolimatta.
Rekisteröity voi myös muuttaa selaimensa asetuksia ja poistaa asetetut evästeet selaimesta verkkosivujen käytön jälkeen.
Kolmansien osapuolten tietosuojaselosteet
Palveluissamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten omistamille tai ylläpitämille sivustoille ja sisältöön. Rekisteröidyn siirtyessä tällaisille sivustoille tai palveluihin hänen on tutustuttava ja hyväksyttävä niiden mahdolliset tietosuojaselosteet. Tällaiset sivustot tai palvelut eivät ole meidän hallinnassamme emmekä vastaa niiden sisällöstä tai tietosuojaselosteista.
Mistä henkilötietosi on saatu
Saamme rekisteröityjen henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity esimerkiksi jättää asuntohakemuksen meille tai allekirjoittaa kanssamme palvelusopimuksen tai kun rekisteröity luovuttaa henkilötietojaan meille antamansa suostumuksen perusteella.
Voimme myös kerätä ja päivittää rekisteröityjen henkilötietoja yhteistyökumppaniemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten esimerkiksi alihankkijoiltamme, jotka tuottavat meille palveluita.
Lisätietoja
Mikäli rekisteröidyllä on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan, pyydämme rekisteröityä ottamaan meihin yhteyttä info@jyrkkala.fi.
Voimme päivittää tätä tietosuojailmoitusta ilmoittamalle siitä kotisivuillamme tai muulla tavalla sähköisesti.
Tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 4.10.2021.