Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolun yleinen tietosuojailmoitus

Selostamme tässä tietosuojailmoituksessa, miten käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja asunnonvuokrauksessa ja muutoin liiketoiminnassamme.

Rekisterinpitäjä

Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku
Y-tunnus 0142639-6
Jyrkkälänkatu 2
20210 Turku
(”Jyrkkälänpolku” tai ”Rekisterinpitäjä”)

Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa

Asiakaspalvelu

info@jyrkkalanpolku.fi 

Rekisteröity

Rekisteröidyllä tarkoitetaan tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä. Jyrkkälänpolun suorittamasta henkilötietojen käsittelystä riippuen rekisteröity voi tapauskohtaisesti olla

  • nykyinen tai entinen asiakkaamme, 
  • nykyinen tai entinen työntekijämme,
  • nykyinen tai entinen palveluntuottajamme,
  • vuokra-asuntoihin liittyviä palveluitamme käyttävä asukas
  • vastuuasemassa yhtiössämme toimiva tai toiminut henkilö, 
  • verkkosivustomme kävijä taikka
  • asiakkaamme luona käynyt henkilö.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679, ”GDPR”) mukaisilla käsittelyperusteilla:

  • rekisteröidyn antamalla nimenomaisella suostumuksella,
  • sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai valmistelemiseksi, missä rekisteröity on osapuolena 
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, ja
  • oikeutetun edun perusteella.

Voimme käsitellä tapauskohtaisesti rekisteröityjä koskevia erityisiä/arkaluonteisia henkilötietoja, jos niiden käsittely on tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön perusteella tarpeen. Käsittelemiämme erityisiä henkilötietoja ovat vuokrahakijoiden terveys- ja varallisuustiedot, joiden käsittely on meille välttämätöntä esimerkiksi aravarajoituslain (1190/1993) mukaista asukasvalintaa tehdessämme. Voimme lisäksi käsitellä erityisiä henkilötietoja työntekijöistämme työnantajavelvoitteiden hoitamista varten taikka jos erityisten henkilötietojen käsittely liittyy oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai niiltä puolustautumiseen.

Henkilötiedoista muodostuvat rekisterit ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjen henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn myötä meille muodostuvat alla kuvatut rekisteröityjen henkilötietoja sisältävät rekisterit. 

Asiakasrekisteri muodostuu rekisteröidyistä keräämistämme ja käsittelemistämme henkilötiedoista, joita tarvitsemme rekisteröidyn asiakkuuden hoitamista, perustamista, kehittämistä ja päättämistä sekä sopijapuolten vuokrasopimuksen täytäntöönpanoon liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien huolehtimista varten. Tarvitsemme rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi tehdessämme asukasvalintaa ja perustaaksemme ja hoitaaksemme rekisteröityneenä olevan asiakkaan asiakkuussuhdetta.

Asiakasrekisterissä on muun muassa asuntohakemuksissa, vuokrasopimuksissa, autopaikan- ja varastotilan irtisanomisilmoituksissa, vika- ja häiriöilmoituksissa, verkkosivujen yhteydenottolomakkeessa, puhelinkeskusteluissa, sähköpostikirjeenvaihdossa sekä lähtöilmoituksissa olevat tai toimitettavat seuraavat henkilötiedot:

    • etunimi, sukunimi, henkilötunnus
    • yhteystiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
    • syntymäaika
    • perheenjäsenten tiedot
    • muut rekisteröidyn suostumuksen nojalla luovuttamat henkilötiedot

Käsittelemme ja keräämme asukasvalinnassa meitä velvoittavan lainsäädännön ja ohjeistuksen mukaisia henkilötietoja. Asukasvalinnassa meitä velvoittaa esimerkiksi Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) ohjeet ja siinä kuvattu lainsäädäntö. ARA:n ohjeiden mukaisia asuntohakemuksen jättämisvaiheessa keräämiämme henkilötietoja ovat esimerkiksi 

    • asuntoa hakeneiden henkilötiedot,
    • asuntokunnan jäsenten tulo- ja varallisuustiedot (esimerkiksi luottotiedot),
    • opintoja ja raskautta koskevat tiedot sekä 
    • asuntoa hakeneen asukkaan työntekoon liittyvät tiedot. 

Näitä henkilötietoja käytetään pelkästään asukasvalinnassa siltä osin kuin olemme velvollisia noudattamaan ARA:n ohjeistusta, aravarajoituslakia (1190/1993) ja muuta asiaan liittyvää lainsäädäntöä. Osa asukasvalinnan perusteella keräämistämme henkilötiedoista on tietosuojalainsäädännössä tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja, joita käsittelemme arkaluonteisia henkilötietoja koskevan, meitä velvoittavan lainsäädännön mukaisesti.

Asiakasrekisterissä henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on vuokrasopimuksen täytäntöönpaneminen tai vuokrasopimuksen täytäntöönpanemisen edeltävät toimet, missä rekisteröity on osallisena, Jyrkkälänpolun lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esimerkiksi aravarajoituslain ja ympäristöministeriön asetuksen 904/2006 mukaisten asukasvalintaperusteiden noudattaminen) sekä rekisteröidyn antama suostumus sellaisten henkilötietojen osalta, joita käsitellään suostumuksen perusteella. 

Markkinointia ja viestintää koskeva rekisteri muodostuu asiakkaidemme ja palveluntuottajiemme henkilötiedoista, joita tarvitsemme viestiäksemme ja markkinoidaksemme palveluitamme asiakkaillemme sekä palveluntuottajillemme ja tiedottaaksemme näille toiminnastamme ja uusista palveluistamme.  

Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä on rekisteröityjen henkilötietoja, joita käytämme sähköpostitse, puhelimitse, tekstiviestitse, kirjeitse tai muulla tavoin toteutettavaan markkinointiin ja viestintään. Voimme viestiä asiakkaillemme esimerkiksi tulevista remonteista, vesikatkoista tai muusta vastaavasta häiriöistä kiinteistössämme.

Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä on esimerkiksi henkilötietoja seuraavista henkilötietoryhmistä: 

    • nimi
    • osoite
    • puhelinnumero ja 
    • sähköpostiosoite
    • rekisteröidyn antama suostumus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on vuokrasopimuksen täytäntöönpaneminen, missä rekisteröity on osallisena, Jyrkkälänpolun lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esimerkiksi huoneenvuokralaki) sekä rekisteröidyn antama suostumus.  

Kameravalvontaa koskeva rekisteri muodostuu Jyrkkälänpolun kiinteistöjen alueella liikkuvien rekisteröityjen henkilötiedoista, jotka on kerätty kameravalvonnan avulla ja joista rekisteröity on tunnistettavissa. Voimme kerätä kameravalvonnan avulla videotallenteita kiinteistöjemme piha-alueilta ja yleisistä tiloista, esimerkiksi sisäänkäyntien läheisyydestä, jätehuoltopisteistä ja autopaikoista sekä toimitilojemme kävijöistä ja vierailijoista. 

    • Kameravalvontaa koskevaan rekisteriin tallentuu seuraavat henkilötiedot rekisteröidyistä:
    • rekisteröidyn ulkonäkö
    • rekisteröidyn liikkuminen Rekisterinpitäjän omistamilla kiinteistöillä
    • rekisteröidyn liikkumisen päivämäärä ja kellonaika
    • rekisteröidyn mahdollisesti käyttämä kulkuneuvo

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja kolmannen oikeutettuun etuun liittyen. Rekisterinpitäjällä ja kolmansilla on oikeutettu etu suojata omaa omaisuuttaan. Lisäksi Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu ylläpitää ja kehittää Rekisterinpitäjän yritysturvallisuutta. 

Kameravalvontaa koskevia henkilötietoja käytetään ennaltaehkäisemään onnettomuuksia ja vaaratilanteita ja mahdollisia vahinkoja (esimerkiksi järjestyssääntöjen vastainen toiminta), Rekisterinpitäjän sopimuskumppaneiden toiminnan tarkasteluun tässä kohdassa kuvatuissa erityistilanteissa ja mahdollisiin oikeusvaateisiin liittyviin toimenpiteisiin em. tarkoituksissa sekä rikos- ja vahinkotapahtumien selvitettyyn. Olemme informoineet rekisteröityjä asianmukaisesti kameravalvontajärjestelmästä näkyvin kuvin ja kyltein.

Sähköistä lukitusjärjestelmää koskeva rekisteri muodostuu niistä rekisteröidyistä kerätyistä henkilötiedoista, joita syntyy sähköisen lukitusjärjestelmän käytön myötä ja joita käsitellään sähköistä lukitusjärjestelmää koskevassa ohjelmistossa ja jotka voidaan yhdistää rekisteröityyn.

Sähköistä lukitusjärjestelmää koskevassa rekisterissä on esimerkiksi seuraavat rekisteröityjä koskevat henkilötiedot 

    • tieto tapauskohtaisesti siitä, kenelle sähköinen avain on luovutettu
    • millä avaimella sähköinen lukko on avattu
    • sähköiseen avaimeen yhdistetty huoneisto
    • avainyksilön tunnistenumero sekä 
    • jos lokitus on käytössä, käynnin päivämäärä ja kellonaika

Sähköisten lukitusjärjestelmien käyttö perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun estää mahdolliset vuokra-asuntoja koskevat väärinkäytökset, huolehtia kiinteistöjensä turvallisuudesta, selvittää mahdolliset vahinko- ja omaisuusrikokset ja hallinnoida kiinteistöjensä kulkuoikeuksia tehokkaasti.

Toimittajarekisteri koostuu rekisteröityjen henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme sopimuskumppaneistamme/toimittajistamme nykyisten ja tulevien palvelu- ja toimitussopimusten täytäntöönpanoon tai sopimusten valmistelemiseen liittyen.

Toimittajarekisterissä on seuraavia toimittajiin liittyviä henkilötietoja

    • nimi
    • osoite
    • puhelinnumero ja 
    • sähköpostiosoite 
    • toimitussopimuksiin liittyvät ja niiden perusteella luovutetut henkilötiedot
    • toimittajan laskuissa, sähköposteissa, kirjeenvaihdossa ja reklamaatioissa olevat palveluntuottajan/toimittajan ja tämän käyttämän alihankkijan tai yhteistyökumppanin henkilötiedot.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on toimitus- ja/tai palvelusopimuksen täytäntöönpano ja Jyrkkälänpolun lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Verkkosivuja koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita keräämme verkkosivujemme kävijöistä ja joita keräämme ja käsittelemme verkkosivujemme toiminnallisuuksien varmistamiseksi sekä verkkosivujemme kehittämistä varten. 

Keräämme verkkosivujen kautta seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:

    • rekisteröidyn IP-osoite
    • rekisteröidyn selaustiedot
    • rekisteröidyn evästeitä koskevat valinnat

Lisätietoja verkkosivujen kautta kerätyistä henkilötiedoista löydät kulloinkin voimassa olevasta verkkosivujemme evästekuvauksesta (evästeinformaatio). 

Verkkosivuja koskevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus.

Rekrytointirekisteri muodostuu potentiaalisten työntekijöiden ja rekrytoitujen työntekijöiden ilmoittamista henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme rekrytointipäätösten tekemistä varten.
Rekrytointirekisteri koostuu esimerkiksi työnhakijan yksilöintitiedoista (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sukupuoli) sekä henkilöä itseään koskevista tiedoista (koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito ja muut työnhakuun liittyvät tarpeelliset tiedot).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus. 

Työntekijä- ja palkkahallinnon rekisteri muodostuu nykyisten ja osin entisten työntekijöidemme ja vastuuasemassa yhtiössämme olevien henkilöiden henkilötiedoista, joita keräämme ja käsittelemme työantajavelvoitteiden ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitamista varten. 

Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi työntekijöiden tai vastuuasemassa yhtiössämme olevien henkilöiden yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), työsuorituksen arviointitiedot, työ- tai muodollisen yhtiöoikeudellisen suhteen verotukseen liittyvät tiedot sekä henkilötunnus.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen esimerkiksi työ- ja yhtiöoikeudellisten velvoitteiden hoitamiseksi ja työsopimuksen täytäntöönpanoon liittyvät toimet.

Arkistoja koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita olemme keränneet yhtiön historiassa, esimerkiksi merkittävistä tapahtumista. Tällaisia henkilötietoja voi olla esimerkiksi erilaisista tilaisuuksista ja tapahtumista kerätyissä ja arkistoiduissa asiakirjoissa tai valokuvissa. 

Arkistossa olevia henkilötietoja voi olla esimerkiksi sähköisessä tai paperisessa asiakirja-arkistossa. Arkistoimme materiaalia yleisen edun mukaiseen käyttötarkoitukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu käsitellä Rekisterinpitäjän omaa historiaa koskevia tietoja ei-aktiivisesti tulevaisuutta varten.

Pesulajärjestelmän käyttöä koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita käsittelemme tuottaaksemme rekisteröityinä oleville vuokralaisillemme pesulapalveluita sekä kehittääksemme ja valvoaksemme pesulapalveluiden asianmukaista käyttöä. Rekisterissä käsitellään seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja: nimi ja yhteystiedot tehtyjä pesulavarauksia koskien, rekisteröityyn liitetyn yksilöllisen tunnisteen (tag) tiedot, rekisteröidyn pesulavarauksia koskevat tiedot päivämäärineen ja käyttökertoineen. 

Käsittelyn oikeusperusteena on vuokrasopimuksen täytäntöönpaneminen (vuokralaisen näin halutessa) sekä Rekisterinpitäjän oikeutettu etu liittyen mahdolliseen asukkaiden tai muiden henkilöiden pesulan väärinkäyttöön, ilkivaltaan, laitteistojen ja pesuloiden rikkoutumisten sekä enimmäiskäyttömäärien valvontaan.

Sähköautojen latausta ja laskutusta koskeva rekisteri muodostuu latausmahdollisuutta käyttävien rekisteröityjen henkilötiedoista, joita käsittelemme asukkaiden vuokraamien autopaikkojen sähköautojen latauksen järjestämiseksi ja latauksesta perittävien maksujen veloittamiseksi ja perimiseksi asukkailta. Rekisterissä käsitellään rekisteröidyn seuraavia henkilötietoja: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käytetyn sähkön määrä, mahdollinen rekisteröidyn tunnistamistieto yksittäisessä lataustilanteessa ja käytettyä sähköä koskevat laskutus- ja maksutiedot. Sähköautojen latausta ja laskutusta koskevia henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. 

Käsittelyn oikeusperusteena on sähköautojen latausta ja autopaikan vuokrausta koskevan sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Asiakastyytyväisyyden mittaamista koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita käsittelemme asiakastyytyväisyyden mittaamiseen ja asiakaskokemuksen kehittämiseen. 

Asiakastyytyväisyyden mittaamista koskevassa rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, osoite, yhteystiedot, asiakastyytyväisyyden mittaamisen taustalla ollut asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen tapahtuma (esimerkiksi vuokrahuoneiston kiinteistönhuolto, sisään- tai ulosmuutto) ja rekisteröidyn yksilöllisesti antama asiakastyytyväisyyspalaute.

Käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu liittyen Rekisterinpitäjän asiakastyytyväisyyden mittaamiseen ja kehittämiseen.

Vuokrahuoneistojen analytiikkaa koskeva rekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita käsittelemme arvioidaksemme rekisteröidyille vuokraamiemme vuokrahuoneistojen asunnon kuntoa, kuten sisälämpötilaa, kosteusprosenttia ja sisäilman tarkkailua varten ja joka liittyy asukkaillemme antamamme palvelulupauksen toteuttamiseen ja Rekisterinpitäjän toiminnan kehittämiseen.

Vuokrahuoneistojen rajoitettua analytiikkaa koskeva rekisteri muodostuu asunnon yksilötunnisteesta (huoneiston numero) sekä asunnosta kulloinkin kerätyistä analytiikkatiedoista (kosteus, lämpötila, muu analytiikka yms.), jotka voidaan epäsuorasti yhdistää rekisteröityyn asunnon yksilöintitunnisteen ja Rekisterinpitäjän käsittelemien muiden henkilötietojen perusteella.

Käsittelyn oikeusperusteena on Rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisen kannalta oikeutettu etu sekä vuokrahuoneiston kunnon ja olosuhteiden osalta vuokrasopimuksen täytäntöönpaneminen.

Yhteenveto syntyvistä rekistereistä, niissä käsitellyistä henkilötiedoista ja henkilötietojen käsittelyperusteista

 

Rekisterin nimi Käsiteltävät henkilötiedot Soveltuva käsittelyperuste
Asiakasrekisteri  Nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnus, yhteystiedot, syntymäaika, asukkaina olevien perheenjäsenten vastaavat tiedot, muut luovutetut tiedot, asuntohakemuksiin liittyvät erityiset henkilötiedot Vuokrasopimuksen täytäntöön-paneminen, erityisten henkilö-tietojen osalta aravalain-säädännön noudattamisen osalta lakisääteinen velvoite esimerkiksi saatavien perinnässä ja kirjanpitolainsäädännön osalta, tapauskohtaisesti suostumus
Markkinointia ja viestintää koskeva rekisteri  Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, rekisteröidyn antama suostumus Markkinoinnin osalta suostumus, muun viestinnän osalta vuokrasopimuksen täytäntöön-paneminen ja tapauskohtaisesti lakisääteinen velvoite, jos viestintä koskee huoneen-vuokralain velvoitteiden hoita-mista
Kameravalvontaa koskeva rekisteri  Rekisteröidyn ulkonäkö, hänen liikkumisensa Rekisterinpitäjän omistamilla tai hallinnoimilla kiinteistöillä, rekisteröidyn liikkumisen päivämäärä ja kellonaika ja hänen mahdollisesti käyttämänsä kulkuneuvo Oikeutettu etu suojata Rekisterinpitäjän omaisuutta ja ylläpitää Rekisterinpitäjän yritysturvallisuutta
Sähköistä lukitusjärjestelmää koskeva rekisteri Tieto tapauskohtaisesti siitä, kenelle sähköinen avain on luovutettu, millä avaimella sähköinen lukko on avattu, sähköiseen avaimeen yhdistetty huoneisto, avainyksilön tunnistenumero sekä jos lokitus on käytössä, käynnin päivämäärä ja kellonaika Oikeutettu etu estää mahdolliset vuokra-asuntoja koskevat väärinkäytökset, huolehtia kiinteistöjen turvallisuudesta, selvittää mahdolliset vahinko- ja omaisuusrikokset ja hallinnoida kiinteistöjen kulkuoikeuksia tehokkaasti
Toimittajarekisteri Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, toimitussopimuksiin liittyvät ja niiden perusteella luovutetut henkilötiedot, toimittajan laskuissa, sähköposteissa, kirjeenvaihdossa ja reklamaatioissa olevat palveluntuottajan/-toimittajan ja tämän käyttämän alihankkijan tai yhteistyökumppanin henkilötiedot Toimitus- ja/tai palvelu-sopimuksen täytäntöönpane-minen tai siihen liittyvät valmistelevat toimet, laki-sääteinen velvoite esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön osalta
Verkkosivuja koskeva rekisteri  Rekisteröidyn IP-osoite, selaustiedot, evästeitä koskevat valinnat Suostumus
Rekrytointirekisteri Potentiaalisten ja rekrytoitavien työntekijöiden kulloinkin ilmoittamat henkilötiedot Suostumus
Työntekijä- ja palkkahallinnon rekisteri  Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työsuorituksen arviointitiedot, työ- tai muodollisen yhtiöoikeudellisen suhteen verotukseen liittyvät tiedot sekä henkilötunnus Työsopimuksen täytäntöön-paneminen, henkilötietojen käsittely työ- ja yhtiöoikeudellisen lainsäädännön noudattamiseksi
Arkistoja koskeva rekisteri Arkistoon tallennetuissa asiakirjoissa ja valokuvissa olevat henkilötiedot, kuten nimi ja valokuva Oikeutettu etu käsitellä ja tallentaa Rekisterinpitäjän omaa historiaa koskevaa tietoa ei-aktiiviseen käyttöön esimerkiksi historiikin tekemistä varten
Pesulajärjestelmän käyttöä koskeva rekisteri Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot tehtyjä pesulavarauksia koskien, rekisteröityyn liitetyn yksilöllisen tunnisteen (tag) tiedot, rekisteröidyn pesulavarauksia koskevat tiedot päivämäärineen ja käyttökertoineen Sopimuksen täytäntöön-paneminen, jos pesula-palveluiden käytöstä on sovittu ja Rekisterinpitäjän oikeutettu etu liittyen mahdollisiin asukkaiden pesulan väärinkäyttöön, ilkivaltaan, laitteistojen ja pesuloiden rikkoutumisten sekä enimmäiskäyttömäärien valvontaan
Sähköautojen latausta ja laskutusta koskeva rekisteri Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käytetyn sähkön määrä ja käytettyä sähköä koskevat laskutus- ja maksutiedot Sähköautojen latausta ja autonpaikan käyttöä koskevan sopimuksen täytäntöön-paneminen
Asiakastyytyväisyyden mittaamista koskeva rekisteri Nimi, osoite, yhteystiedot, asiakastyytyväisyyden mittaamisen taustatapahtuma ja rekisteröidyn yksilöllisesti antama asiakastyytyväisyyspalaute Oikeutettu etu liittyen Rekisterinpitäjän asiakastyytyväisyyden mittaamiseen ja kehittämiseen
Vuokrahuoneistojen rajoitettua analytiikkaa koskeva rekisteri Vuokrahuoneiston yksilöintiedot (huoneiston numero), vuokrahuoneiston sisätilan analytiikka, kuten huoneiston kosteus, lämpötila ja muu analytiikka Rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisen kannalta oikeutettu etu ja vuokrahuoneiston kunnon ja olosuhteiden osalta sopimuksen täytäntöönpaneminen

 

Henkilötietojen vastaanottajat

Voimme siirtää ja joissain tapauksissa siirrämme rekisteröityjen henkilötietoja sopimuskumppaneillemme (eli henkilötietojen käsittelijöille), jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja lukuumme meidän ja henkilötietojen käsittelijän välillä laaditun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella.

Voimme luovuttaa tai siirtää rekisteröityjen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla sekä mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä kolmansille tahoille, esimerkiksi potentiaalisille ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen.

Jyrkkälänpolun keskeisimpiä rekisteröityjen henkilötietojen vastaanottajia ja/tai käsittelijöitä ovat:

 

Henkilötiedon vastaanottaja Syy
Tavaran- ja palvelun-toimittajat ja muut sopimuskumppanit Voimme luovuttaa henkilötietojasi esimerkiksi ohjelmistopalveluiden tarjoajille, kuten Visma-konserniin kuuluville yhtiöille ja Microsoftille, sähköautojen latausjärjestelmän toimittajalle, sähköisen lukitusjärjestelmän palveluntarjoajalle, työterveyspalveluiden tuottajille, mahdollisille rekrytoinnissa käyttämillemme yhteistyökumppaneille, pankki- tai kirjanpitopalveluita tuottaville yrityksille tai uutiskirjeiden ja viestinnän ulkoisille palveluntarjoajille sekä muille tahoille, jotka tuottavat meille palveluita.
Viranomaiset tai tuomioistuimet Henkilötietojesi luovuttaminen voi olla tarpeellista esimerkiksi viranomaistarkoituksiin tai lainsäädännön noudattamiseksi. Voimme esimerkiksi luovuttaa valtion tukemien vuokratalojen hakijoita tai vuokralaisia koskevia henkilötietoja kaupungeille ja Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA:lle tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.


Emme lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, ellei siihen ole yllä kuvattua taikka lainsäädännöstä johtuvaa perusteltua syytä.

Henkilötietojen siirto ulkomaille

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos joudumme luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että meillä on asianmukainen siirtoperuste ja että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission vastaavuuspäätökset, EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet ja/tai muut asianmukaiset suojatoimet).

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua kutakin käyttötarkoitusta varten sekä meitä velvoittavasta lainsäädännöstä, sopimussuhteesta, raportoinnista ja rekisteröidyn antamasta suostumuksesta johtuen. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan säilyttää joko paperisena tai sähköisenä Rekisterinpitäjän kulloisenkin toimintapolitiikan mukaan.

Asiakasrekisterissä olevien asuntohakemusten jättäneiden potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja säilytetään aktiivisena kolmen (3) kuukauden ajan. Tämän jälkeen asuntohakemusten jättäneiden henkilötietoja säilytetään viisi (5) vuotta asuntohakemuksen vireille tulosta tai hyväksymishetkestä (valtion tukemat korkotuetut ns. ARA-kohteet), jotta voidaan myöhemmin Rekisterinpitäjää koskevan ohjeistuksen mukaisesti todentaa, millä perusteella asunto on päätetty myöntää tai jätetty myöntämättä.

Asiakasrekisterissä olevia vuokrasopimusten (vuokrahuoneisto, autopaikka, varastotila) solmineiden asiakkaiden henkilötietoja säilytetään asiakkaan ja meidän välisemme sopimussuhteen voimassaoloajan ja sen jälkeen kymmenen (10) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä kirjanpitolainsäädäntöön perustuen. 

Toimittajarekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään toimittajasopimuksen voimassaolon ajan ja kuusi (6) vuotta toimittajasopimuksen päättymisestä kirjanpitolainsäädäntöön perustuen.

Työntekijä- ja palkkahallintoa koskevassa rekisterissä olevien henkilötietojen säilytysaika riippuu henkilötietojen käyttötarkoituksesta ja käsittelyperusteesta. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat pääsääntöisesti kahden (2) ja kymmenen (10) vuoden välillä. Henkilötietojen säilytysaika johdetaan Rekisterinpitäjää koskevasta velvoittavasta työ- ja muusta lainsäädännöstä. Pisin säilytysaika on työsopimuksilla ja palkkoihin liittyvillä henkilötiedoilla, lyhyin säilytysaika puolestaan on terveystiedoilla, joita säilytetään vain lainsäädännön sallima enimmäisaika laissa tarkoitetun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. 

Kameravalvontaa koskevassa rekisterissä olevat henkilötiedot tallentuvat kameravalvontaa koskevaan järjestelmään, jossa niitä säilytetään ja josta ne poistuvat automaattisesti kuudenkymmenen (60) vuorokauden kuluttua uusien tallenteiden korvatessa vanhat tallenteet. Rekisterinpitäjä voi erityisen syyn vuoksi säilyttää kameravalvonnan keräämiä henkilötietoja edellä kuvattua ajanjaksoa pidemmän ajanjakson, esimerkiksi jotta rikoksentekijää vastaan voitaisiin ryhtyä oikeustoimiin. Kuvattu säilytysaika voi olla tarpeen ylittää esimerkiksi loma-aikojen vuoksi ja koska havaittuja väärinkäytöksiä ei välttämättä huomata välittömästi niiden tapahduttua.

Sähköistä lukitusjärjestelmää koskevassa rekisterissä (sähköisen lukituksen ohjelmisto) olevia henkilötietoja säilytetään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen asunnon vuokrasopimuksen voimassaolon ajan ja kolme (3) vuotta vuokrasopimuksen päättymisestä. Sähköistä lukitusjärjestelmää koskevissa muissa rekistereissä (mahdolliset lukkopesät) tapahtumalokitietoja käsitellään viimeisten käyntikertojen mukaan arviolta yhden kuukauden ajanjakson.

Rekrytointia koskevissa rekistereissä olevia henkilötietoja säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan rekrytointipäätöksen tekemisestä ja tiedoksiannosta perusteena mahdollinen rekrytointia koskeva muutoksenhaku tai muu valitusasia tuomioistuimessa, ellei meillä ole muuta soveltuvan tietosuoja- tai muun lainsäädännön mukaista käsittelyperustetta tätä pidemmälle ajanjaksolle.

Markkinointia ja viestintää koskevassa rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröidyn ja meidän välisemme sopimus on voimassa, meidän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen edellyttää ja/tai rekisteröidyn nimenomaisesti antama suostumus ovat voimassa. Rekisteröidyn antama suostumus on voimassa toistaiseksi, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.  

Verkkosivuja koskevia rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään verkkosivujen evästeilmoituksen mukaisesti.

Valokuvia voidaan säilyttää aktiivista käyttöä varten enintään 10 vuotta valokuvan ottamisesta ja arkistointi- ja historiatarkoituksissa pysyvästi. Sähköisessä ja paperiarkistossa olevia dokumentteja voidaan säilyttää aktiivista käyttöä varten enintään 15 vuotta dokumentin voimassaolon päättymisestä sekä arkistointi- ja historiatarkoituksissa pysyvästi.

Pesulajärjestelmää koskevassa rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään vuokrasopimuksen voimassaolon ajan ja kuusi (6) vuotta sen jälkeen.

Sähköautojen latausjärjestelmää koskevassa rekisterissä huoneiston vuokra- ja/tai autopaikan vuokrasopimuksen voimassaolon ajan ja kuusi (6) vuotta sen jälkeen.

Asiakastyytyväisyyden mittausta koskevassa rekisterissä Sopimuksen voimassaolon ajan ja kuusi (6) vuotta sen jälkeen.

Huoneistojen sisätilan analytiikkaa koskevassa rekisterissä sopimuksen voimassaolon ajan ja kaksitoista (12) kuukautta sen jälkeen.

Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää käyttötarkoitusta varten, lainsäädännöstä, sopimussuhteesta, raportoinnista ja rekisteröidyn antamasta suostumuksesta johtuvaa syytä henkilötietojen käsittelyyn. Jos rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista suostumuksen peruuttamisen johdosta, poistamme henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei meillä ole muuta tästä tietosuojailmoituksesta johtuvaa käsittelyperustetta rekisteröidyn henkilötiedoille.

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme rekisteröityjen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin ja teknisin toimenpitein, esimerkiksi salasanoin, käyttöoikeuksien rajauksin ja sisäisin toimintaohjein.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilötietorekistereihin on talletettu tai ettei rekistereissä ole häntä koskevia henkilötietoja sekä saada pääsy tietosuojalainsäädännössä erikseen kuvattuihin tietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos rekisteröidyistä kerätyissä henkilötiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheiden korjaamisesta. Rekisteröity voi myös saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi rekistereistä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, yleisen edun perusteella, tutkimus- ja tilastollisia tarkoituksia ja suoramarkkinointitarkoituksia varten.

Rekisterinpitäjällä on oikeus tietosuojalainsäädännön nojalla jatkaa henkilötietojen käsittelyä vastustamisoikeuden käytöstä huolimatta, jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen täytäntöönpanemisen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ottaen kuitenkin huomioon, ettei rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen saa olennaisesti vaikuttaa muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.

Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut toimintaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

Muuta

Henkilötietojen käsittely on lakisääteinen tehtävämme esimerkiksi silloin, kun valitsemme aravarajoituslain mukaisesti asukkaita aravarahoitteisiin vuokra-asuntoihin taikka käsittelemme työntekijöidemme henkilötietoja työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden suorittamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen täytäntöönpanoon esimerkiksi silloin, kun käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja vuokrasopimuksen perusteella tarjotaksemme rekisteröidylle palveluitamme tai käsitellessämme yhteistyö- tai toimitussopimuksen mukaisesti toimittajan/palveluntuottajan henkilötietoja palveluhankinnoissamme. 

Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille ja rekisteröity kieltäytyy tästä, emme voi esimerkiksi solmia rekisteröidyn kanssa asunnon vuokrasopimusta tai hankkia palveluita palveluntuottajalta. Emme vastaa niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä.

Emme suorita automaattista päätöksentekoa ja profilointia. 

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivumme tallentaa rekisteröidyn tietokoneelle, mobiililaitteelle tai muulle päätelaitteelle verkkosivuja käytettäessä.

Käytämme evästeitä tarjotaksemme muun muassa sähköisiä palveluitamme rekisteröidylle, tämän palvelukokemuksen räätälöimiseen ja palveluidemme kehittämiseen ja seurantaan. 

Rekisteröidyllä on mahdollisuus valita verkkosivustoa käyttäessään, mihin muihin kuin välttämättömiin evästeisiin hän antaa suostumuksensa. Välttämättömiä evästeitä voidaan asettaa rekisteröidyn suostumuksesta huolimatta.

Rekisteröity voi myös muuttaa selaimensa asetuksia ja poistaa asetetut evästeet selaimesta verkkosivujen käytön jälkeen.

Kolmansien osapuolten tietosuojaselosteet

Palveluissamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten omistamille tai ylläpitämille sivustoille ja sisältöön. Rekisteröidyn siirtyessä tällaisille sivustoille tai palveluihin hänen on tutustuttava ja hyväksyttävä niiden mahdolliset tietosuojaselosteet. Tällaiset sivustot tai palvelut eivät ole meidän hallinnassamme emmekä vastaa niiden sisällöstä tai tietosuojaselosteista.

Mistä henkilötietosi on saatu

Saamme rekisteröityjen henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity esimerkiksi jättää asuntohakemuksen meille tai allekirjoittaa kanssamme palvelusopimuksen tai kun rekisteröity luovuttaa henkilötietojaan meille antamansa suostumuksen perusteella.  

Voimme myös kerätä ja päivittää rekisteröityjen henkilötietoja yhteistyökumppaniemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten esimerkiksi alihankkijoiltamme, jotka tuottavat meille palveluita.

Lisätietoja

Mikäli rekisteröidyllä on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan, pyydämme rekisteröityä ottamaan meihin yhteyttä info@jyrkkala.fi. Voimme päivittää tätä tietosuojailmoitusta ilmoittamalle siitä kotisivuillamme tai muulla tavalla sähköisesti.

Tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty ja astuu voimaan 1.6.2023.